Documentos e importações
Escolha onde os arquivos pertencem, verifique seu texto pesquisável e mantenha uma cópia do seu conhecimento.
Como workspaces, clientes, coleções e pastas se relacionam
Quatro níveis, de cima para baixo:
| Nível | Significado |
|---|---|
| Workspace | Seu espaço privado no Takibi. Tudo o que você cria fica aqui; há um por conta, renomeado em Configurações → Conta por quem pode gerenciar o faturamento. |
| Cliente | Um rótulo opcional que agrupa coleções, geralmente para quem é o trabalho, como Acme. Coleções sem um são pessoais. |
| Coleção | Uma área de trabalho com seus próprios documentos, pastas, tarefas e concessões de acesso. |
| Pasta | Um grupo dentro de uma coleção, como Suporte ou Operações. Documentos sem uma pasta estão Não arquivados. |
Envios, e importações onde nem a IA nem você atribui um cliente, vão para coleções pessoais. A localização afeta o acesso: uma concessão de pasta inclui documentos nessa pasta, enquanto documentos não arquivados exigem acesso em toda a coleção. Veja concessões de documentos.
Escolha uma coleção e uma pasta
Use uma coleção para uma área de trabalho, agrupada sob um cliente ou deixada pessoal. Pastas dividem seus documentos em grupos úteis, como Suporte, Operações e Marca.
- Abra Documentos. Use Nova coleção se precisar de uma coleção separada.
- Selecione essa coleção e escolha Nova pasta para adicionar um grupo.
- Selecione o destino antes de enviar. Verifique o campo Pasta na janela de envio; Não arquivados significa que o arquivo pertence à coleção sem uma pasta.
A localização afeta o acesso: uma concessão de pasta inclui documentos nessa pasta, enquanto documentos não arquivados exigem acesso em toda a coleção. Veja concessões de documentos.
Enviar e verificar um arquivo
Envie um arquivo e verifique o texto que os agentes lerão:
- Escolha Enviar arquivos, depois arraste arquivos para a janela ou use Escolher arquivos.
- Verifique a coleção, a pasta e os arquivos na fila. O uploader aceita PDF, Word
.docx, Markdown e texto; o limite atual é 10 MB por arquivo. - Escolha Enviar e leia o resultado de cada arquivo. Um lote concluído pode conter arquivos indexados e arquivos que precisam de atenção.
- Abra um documento indexado para inspecionar o texto convertido que os agentes lerão.
PDFs precisam de texto extraível; não há etapa de OCR para páginas digitalizadas. O suporte do Word é .docx, não o legado .doc.
O Takibi armazena o arquivo original separadamente de seu texto pesquisável. Um arquivo estar presente na lista não significa por si só que está disponível para agentes. Para resultados retidos, recusados ou com falha, siga o guia de recuperação.
Revise um plano de organização com IA
Use Importar com IA em Documentos quando você tiver uma coleção de arquivos Markdown ou texto e quiser ajuda para organizá-la. Este fluxo aceita apenas .md, .markdown e .txt. Envie arquivos PDF e Word .docx com o uploader regular.
- Escolha os arquivos e escolha Rascunhe o plano de arquivamento. A tela de seleção explica quanto texto é enviado para classificação.
- Revise as coleções e pastas propostas. Mova arquivos, renomeie grupos ou adicione destinos conforme necessário.
- Verifique a contagem de arquivos e escolha Criar para aplicar o plano. A IA sugere um cliente para cada nova coleção — ajuste-o no cartão da coleção (Pessoal, um cliente existente ou um novo nome); novos nomes são criados quando você aplica. Coleções existentes mantêm seu próprio cliente. Elaborar o plano sozinho não arquiva os documentos.
- Leia o resumo de conclusão. Se alguns arquivos falharem, verifique seus motivos e os documentos já criados antes de tentar esses arquivos novamente.
Se a classificação falhar, nada foi arquivado por esse rascunho. Tente novamente o rascunho ou use um envio normal para pastas que você mesmo escolher.
Editar texto pesquisável ou mover documentos
Abra um documento e escolha Editar texto para corrigir seu texto convertido. Salve suas alterações e verifique seu status. Salvar executa as verificações de conteúdo novamente e reconstrói os trechos pesquisáveis quando o texto é aceito.
Isso edita a versão pesquisável, não o original armazenado. Tentar novamente depois relê o original, então pode substituir suas correções de texto. A edição não está disponível quando a pré-visualização está truncada; não salve uma pré-visualização parcial como um documento completo.
Para mover documentos, selecione-os, escolha a pasta de destino e confirme Mover. Movimentações em massa ficam dentro de uma coleção. Para uma seleção que abrange coleções, restrinja-a a uma coleção primeiro. Verifique qualquer mensagem de sucesso parcial para arquivos que permaneceram no lugar.
Para etiquetar documentos, selecione-os e escolha Tag. Navegue por suas tags existentes ou digite um novo nome; uma escrita etiqueta todos os arquivos selecionados, mesmo entre coleções.
Mover um documento pode mudar quais Perfis podem lê-lo. Verifique novamente as concessões de pasta afetadas após uma movimentação.
Baixar ou exportar
Abra um documento e escolha Baixar para seu arquivo original. Para exportar uma coleção, selecione a coleção em Documentos e escolha Exportar coleção. O download é um pacote Open Knowledge Format.
Apenas uma pessoa logada pode editar texto, baixar originais, excluir ou exportar uma coleção. Envios também aceitam chaves de Perfil com a permissão Envios, arquivando em suas coleções concedidas; outras chaves só podem ler o texto convertido que seu Perfil tem permissão para ver.
Mantenha uma exportação ou download original antes de excluir ou consolidar material de origem que você possa precisar novamente.